اسوأ الدعوات هي التي تتم بآخر لحظة وكأننا نقلل من أهمية الطرف الآخر ونستخف بوقته وقيمته المعنوية. وبالرغم من عصر السرعة والعولمة الا انه يجب دائماً مراعاة أصول توجيه الدعوات بمدة زمنية معقولة ليسنى للجميع ترتيب امورهم وخصوصا اذا كانت الدعوة تستدي السفر الى بلد اخر مثل حفلات الزفاف .
ولتسهيل الأمر على الجميع ، توّجه الدعوات على الشكل التالي:
- الدعوة الرسمية للعشاء: ثلاثة الى ستة اسابيع من يوم العشاء.
- الدعوة الغير الرسمية للعشاء: بضعة أيام حتى ثلاثة اسابيع من يوم العشاء.
- حفلات الكوكتيل: اسبوعين الى اربعة اسابيع من الحفل.
- الحفلات ذو طابع أو مناسبة معينة: ثلاثة الى ستة اسابيع من الحفل.
- عشاء عيد الميلاد: شهر قبل الرابع والعشرون من ديسمبر.
- حفلات التخرج: ثلاثة اسابيع من التاريخ.
- دعوات غداء أو حفلات الشاي: بضعة أيام حتى اسبوعين من التاريخ.
- دعوات الافراح: حفظ التاريخ على الاقل ثلاثة اشهر قبل الموعد وتسليم الدعوة شهر على الاقل من تاريخ الاحتفال .
وحفظ التاريخ أو “save the date” أمر مهم جداً ويكون حسب الدعوة (رسمية أو غير رسمية) بطريقة الاتصال شخصياً، الرسالة الهاتفية، الرسالة الاكترونية، والتي يجب ان يليها الدعوة الخطية وخصوصاً في حالة الدعوات الرسمية.
وهنا يجب التنويه على ان متلقى الدعوة يجب ان يبادر بالرد بالقبول أو الإعتذار وفي حال الإعتذار تبرير الأمر بعذر مقبول، أما عدم الرد فهو أمر غير مقبول لأن صاحب الدعوة يجب أن يتأكد أولاً من وصول الدعوة، ثانياً أن يعرف العدد المترقب للمدعويين. كذلك الأمر في حالات التعذّر عن الحضور بعد التأكيد يجب ابلاغ المضيف بمهلة مقبولة قبل موعد الحفل.
ويجب التنويه لامرين مهمين : اولا، يجب عدم الطلب من منظم الحفل توجيه دعوة لكم في حال لم تكونوا من المدعوين وثانياً عدم احضار شخص آخر الى الحفل دون استئذان أو اعلام مسبق.
بلسم الخليل، خبيرة في الاتيكيت والبروتوكول الدولي.
